Du kan spare meget tid og undgå fejlindtastninger ved at importere din tilbudsliste ind i Sigma, i stedet for at indtaste tilbudslisten manuelt.
Der er 2 metoder til import af en tilbudsliste. Derfor skal du først undersøge hvordan tilbudslisten er nummeret:
Metode 1 – med Position
Hvis tilbudslisten er nummereret efter samme system som Sigmas Positionsnumre (tal og punktummer)
1
1.1
1.1.1
kan tilbudslisten automatisk struktureres efter tilbudslistenumrene, når du importerer den i Sigma.
Metode 2 – med Niveau
Er tilbudslisten derimod nummeret efter et andet system, eller hvis nummereringen ikke er brugt konsekvent, skal tilbudslistens struktur styres vha manuelt indtastede niveau-numre, inden du kan importere tilbudslisten i Sigma.
Metode 1: import fra Excel med Position (automatisk)
Når tilbudslistenumrene ser præcist ud som Sigmas positionsnumre (1, 1.1, 1.1.1 etc.).
Start i Excel
1. Åbn tilbudslistedokumentet i Excel
2. Højreklik på kolonnetitlen for den kolonne, der indeholder tilbudslistenumre (ofte første kolonne fra venstre, benævnt A eller 1), og vælg Kopier (kopierer kolonnen)
3. Højreklik på samme kolonnetitel igen og vælg Indsæt kopierede celler (så du får en dublet af kolonnen)
4. Navngiv dublet-kolonnen “Sigma Position” – så er du og andre ikke i tvivl om, hvad kolonnen bruges til
5. Markér området af celler du vil kopiere i Excel-arket
6. Kopiér cellerne (gruppen Udklipsholder under fanen Hjem)
Fortsæt i Sigma
7. Skift til Sigma
8. Opret en ny, tom kalkulation, som data fra Excel-dokumentet kan indsættes i (læs evt. guiden Opret En Ny Kalkulation)
9. Klik på side-fanen Indhold
10. Klik på knappen Sæt ind (gruppen Udklipsholder i båndet Hjem), og vælg Sæt ind fra Excel…
Dialogboksen Import åbner sig og viser et udsnit af den kopierede tilbudsliste, i kolonnerne 1, 2, 3, … Til højre for hvert kolonnenummer står der “Ignorer”.
11. Klik på Ignorer i en kolonne, og vælg i listen hvilken Sigma-kolonne, indholdet af tilbudslistens kolonne skal indsættes i
Gentag trin 11 for hver af Excel-arkets kolonner, du vil importere – behold “Ignorer” i kolonner du ikke ønsker at importere.
12. Klik på OK for at starte importe af tilbudslisten
Hvis Excel-filen indeholder flere ark, du skal importere fra, skal du gentage trinene 2-6 og 9-12 for hver ark.
Metode 2: import fra Excel med Niveau (manuelt)
Når tilbudslistenumrene IKKE SER PRÆCIST UD SOM Sigmas positionsnumre (1, 1.1, 1.1.1 etc.) eller Excel-dokumentet slet ikke har har numre.
Start i Excel
1. Åbn tilbudslistedokumentet i Excel
2. Højreklik på kolonnetitlen i første kolonne (benævnt A eller 1) og vælg Indsæt (indsætter en ny kolonne)
3. Navngiv dublet-kolonnen “Sigma Niveau” – så er du og andre ikke i tvivl om, hvad kolonnen bruges til
4. Indtast niveaunummer i den nye kolonne (Sigma Niveau) ud for hvert punkt i tilbudslisten
- “1” ud for en hovedoverskrift (øverste niveau i Sigma)
- “2” ud for et underpunkt til en hovedoverskrift (næstøverste niveau i Sigma)
- “3” ud for et under-underpunkt til en hovedoverskrift
- etc.
5. Markér området af celler du vill kopiere i Excel-arket
6. Kopiér cellerne (gruppen Udklipsholder under fanen Hjem)
Fortsæt i Sigma
7. Skift til Sigma
8. Opret en ny, tom kalkulation, som data fra Excel-dokumentet kan indsættes i (læs evt. guiden Opret En Ny Kalkulation)
9. Klik på side-fanen Indhold
10. Klik på knappen Sæt ind (gruppen Udklipsholder i båndet Hjem), og vælg Sæt ind fra Excel…
Dialogboksen Import åbner sig og viser et udsnit af den kopierede tilbudsliste, i kolonnerne 1, 2, 3, … Til højre for hvert kolonnenummer står der “Ignorer”.
11. Klik på Ignorer i en kolonne, og vælg i listen hvilken Sigma-kolonne, indholdet af tilbudslistens kolonne skal indsættes i
Gentag trin 11 for hver af Excel-arkets kolonner, du vil importere – behold “Ignorer” i kolonner du ikke ønsker at importere.
12. Klik på OK for at starte import af tilbudsliste
Hvis Excel-filen indeholder flere ark, du skal importere fra, skal du gentage trinene 2-6 og 9-12 for hver ark.