Import af tilbudsliste fra Excel

Du kan spare meget tid og undgå fejlindtastninger ved at importere din tilbudsliste ind i Sigma, i stedet for at indtaste tilbudslisten manuelt.

Der er 2 metoder til import af en tilbudsliste. Derfor skal du først undersøge hvordan tilbudslisten er nummeret:

  • Hvis tilbudslisten er nummereret efter samme system som Sigmas Positionsnumre (1, 1.1, 1.1.1 etc) kan tilbudslisten automatisk niveaudeles efter tilbudslistenumrene, når du importerer den i Sigma – følg afsnittet “Metode 1: Import fra Excel med automatisk niveau-deling” lige nedenfor.
  • Er tilbudslisten derimod nummeret efter et andet system, eller hvis nummereringen ikke er brugt konsekvent, skal tilbudslisten niveaudeles manuelt, inden du kan importere tilbudslisten i Sigma – følg afsnittet “Metode 2: Import fra Excel med manuel niveau-deling” længere nede.

Metode 1: import fra Excel med automatisk niveau-deling

Når tilbudslistenumrene ser præcist ud som Sigmas positionsnumre (1, 1.1, 1.1.1 etc.).

Start i Excel

1.  Åbn tilbudslistedokumentet i Excel

2.  Højreklik på kolonnetitlen for den kolonne, der indeholder tilbudslistenumre (ofte første kolonne fra venstre, benævnt A eller 1), og vælg Kopier (kopierer kolonnen)

3.  Højreklik på samme kolonnetitel igen og vælg Indsæt kopierede celler (så du får en dublet af kolonnen)

4.  Navngiv dublet-kolonnen “Sigma Position” – så er du og andre ikke i tvivl om, hvad kolonnen bruges til

5.  Markér området af celler du vil kopiere i Excel-arket

6.  Kopiér cellerne (gruppen Udklipsholder under fanen Hjem)

NOTE: Excel-data er nu kopieret til Windows’ Udklipsholder og kan indsættes i Sigma

Fortsæt i Sigma

7.  Skift til Sigma

8.  Opret en ny, tom kalkulation, som data fra Excel-dokumentet kan indsættes i (læs evt. guiden Opret En Ny Kalkulation)

9.  Klik på side-fanen Indhold

TIP: før du sætter ind fra Excel bør du overveje om du vil tilføje struktur i toppen af din kalkulation. I så fald kan du følge guiden Strukturer Kalkulationen – og efter at du har tilføjet de ønskede overskrifter, skal du vælge den overskrift Beregningstræet, data fra Excel skal sættes ind i, og trykke på TAB (for at fokusere Sigma på Indhold-siden).

10. Klik på knappen Sæt ind (gruppen Udklipsholder i båndet Hjem), og vælg Sæt ind fra Excel…

Dialogboksen Import åbner sig og viser et udsnit af den kopierede tilbudsliste, i kolonnerne 1, 2, 3, … Til højre for hvert kolonnenummer står der “Ignorer”.

TIP: Du kan bruge slideren under kolonnerne til flytte fokus højre-venstre – eller udvidde dialogboksen ved at trække i højre og/eller venstre side af rammen omkring dialogboksen

11. Klik på Ignorer i en kolonne, og vælg i listen hvilken Sigma-kolonne, indholdet af tilbudslistens kolonne skal indsættes i

VIGTIGT: Vælg Position for kolonnen “Sigma Position” og Nummer for den originale nummer-kolonne fra Excel-arket

Gentag trin 11 for hver af Excel-arkets kolonner, du vil importere – behold “Ignorer” i kolonner du ikke ønsker at importere.

TIP: Hvis du i Excel kopierede overskrifter, som du ikke ønsker at importere i Sigma, kan du klikke i feltet Fra række og fastsættte hvilken række du vil importere fra, og dermed afskære de øverste linjer.
TIP: Du kan gemme din opsætning (valgte kolonner og hvilken række der skal indsættes fra) – klik på Indstillinger…, vælg Gem som, indtast et Navn og klik på OK. Så kan du genbruge opsætningen næste gang du skal importere fra et Excel-ark med samme opsætning – klik Indstillinger… og vælg opsætningen i listen.

12. Klik på OK for at starte importe af tilbudslisten

Hvis Excel-filen indeholder flere ark, du skal importere fra, skal du gentage trinene 2-6 og 9-12 for hver ark.

Metode 2: import fra Excel med manuel niveau-deling

Når tilbudslistenumrene IKKE SER PRÆCIST UD SOM Sigmas positionsnumre (1, 1.1, 1.1.1 etc.) eller Excel-dokumentet slet ikke har har numre.

Start i Excel

1. Åbn tilbudslistedokumentet i Excel

2.  Højreklik på kolonnetitlen i første kolonne (benævnt A eller 1) og vælg Indsæt (indsætter en ny kolonne)

3.  Navngiv dublet-kolonnen “Sigma Niveau” – så er du og andre ikke i tvivl om, hvad kolonnen bruges til

4.  Indtast niveaunummer i den nye kolonne (Sigma Niveau) ud for hvert punkt i tilbudslisten

  • “1” ud for en hovedoverskrift (øverste niveau i Sigma)
  • “2” ud for et underpunkt til en hovedoverskrift (næstøverste niveau i Sigma)
  • “3” ud for et under-underpunkt til en hovedoverskrift
  • etc.

TIP: Hvis et punkt i tilbudslisten ikke skal importeres, kan du taste “-” (minustegn) i stedet for et niveaunummer. Så vil importen i Sigma springe linjen over

5.  Markér området af celler du vill kopiere i Excel-arket

6.  Kopiér cellerne (gruppen Udklipsholder under fanen Hjem)

NOTE: Excel-data er nu kopieret til Windows’ Udklipsholder og kan indsættes i Sigma

Fortsæt i Sigma

7.  Skift til Sigma

8.  Opret en ny, tom kalkulation, som data fra Excel-dokumentet kan indsættes i (læs evt. guiden Opret En Ny Kalkulation)

9.  Klik på side-fanen Indhold

TIP: før du sætter ind fra Excel bør du overveje om du vil tilføje struktur i toppen af din kalkulation. I så fald kan du følge guiden Strukturer Kalkulationen – og efter at du har tilføjet de ønskede overskrifter, skal du vælge den overskrift Beregningstræet, data fra Excel skal sættes ind i, og trykke på TAB (for at fokusere Sigma på Indhold-siden).

10. Klik på knappen Sæt ind (gruppen Udklipsholder i båndet Hjem), og vælg Sæt ind fra Excel…

Dialogboksen Import åbner sig og viser et udsnit af den kopierede tilbudsliste, i kolonnerne 1, 2, 3, … Til højre for hvert kolonnenummer står der “Ignorer”.

TIP: Du kan bruge slideren under kolonnerne til flytte fokus højre-venstre – eller udvidde dialogboksen ved at trække i højre og/eller venstre side af rammen omkring dialogboksen

11. Klik på Ignorer i en kolonne, og vælg i listen hvilken Sigma-kolonne, indholdet af tilbudslistens kolonne skal indsættes i

VIGTIGT: Vælg Niveau for kolonnen “Sigma Niveau” (første kolonne) og Nummer for den oprindelige nummer-kolonne fra Excel-arket, hvis en sådan findes

Gentag trin 11 for hver af Excel-arkets kolonner, du vil importere – behold “Ignorer” i kolonner du ikke ønsker at importere.

TIP: Hvis du i Excel kopierede overskrifter, som du ikke ønsker at importere i Sigma, kan du klikke i feltet Fra række og fastsættte hvilken række du vil importere fra, og dermed afskære de øverste linjer.

TIP: Du kan gemme din opsætning (valgte kolonner og hvilken række der skal indsættes fra) – klik på Indstillinger…, vælg Gem som, indtast et Navn og klik på OK. Så kan du genbruge opsætningen næste gang du skal importere fra et Excel-ark med samme opsætning – klik Indstillinger… og vælg opsætningen i listen.

12. Klik på OK for at starte import af tilbudsliste

Hvis Excel-filen indeholder flere ark, du skal importere fra, skal du gentage trinene 2-6 og 9-12 for hver ark.